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29 avril 2020 | par publika dans Actualités Pas de commentaire

Mi-mars 2020, tous nos employés passent en télétravail à temps plein dans le cadre du confinement pendant la crise sanitaire du coronavirus. Passer d’un bureau partagé avec ses joyeux collègues à son salon peut être un véritable challenge. Sol, experte Content Marketing chez Publika, répond à quelques questions que l’on se pose tous pendant cette période si particulière.

 

 

Les challenges du télétravail pendant le confinement

 

Quel a été pour toi le plus gros challenge face au télétravail forcé depuis le début du confinement ?

Pour moi, l’un des plus gros challenge a été la collecte d’informations. Le fait d’être à distance peut faire que l’information se perde facilement entre les différentes personnes impliquées dans un projet. Quand on est au bureau tous ensemble, c’est facile de se tourner vers son collègue pour poser une question, ou discuter entre nous d’un projet. Mais dans ce contexte de télétravail soudain, ça peut vite devenir le parcours du combattant pour retrouver les infos.

Comme on est tou.te.s très autonomes en interne, au début on a eu du mal à gérer cette distance soudaine. Et cette autonomie qui peut être un bel avantage d’habitude s’est un peu retourné contre nous. Ça peut être un peu angoissant si ce n’est pas rapidement pris en main. 

 

Quels seraient tes conseils pour surmonter ce genre de situation ?

La communication est la base. Il faut assurer une communication verticale et horizontale. Le manager doit partager la vision stratégique de l’entreprise, et mettre à disposition des moyens de communication pour permettre une meilleure collaboration. Établir une synergie de travail claire, garantir l’accès de tout le monde à l’information et ne pas oublier de communiquer régulièrement.

Par ailleurs, il ne faut surtout pas oublier que de l’autre côté du chat ou de la visioconférence, il y a une personne, aussi confinée que soi. La communication à distance peut nous faire oublier que dans la communication on ne transmet pas que le message verbal. Il y a aussi l’intention de l’émetteur/trice derrière qui s’exprime dans les éléments non verbaux. Ne devenons pas des robots ! 

Donc mon conseil est de tout miser sur la communication et la rendre efficace. Mais sans perdre le côté humain. Ce sont les petits gestes qui feront toute la différence : se saluer le matin, se souhaiter un bon week-end, se partager une photo amusante de notre confinement etc. 

 

Quels changements as-tu observé dans le fonctionnement de ton équipe ?

teletravail publika martiAuparavant nous utilisions les visioconférences uniquement pour des réunions importantes et quand nous avions besoin de faire le point avec plusieurs interlocuteurs. Depuis le début du confinement, nous utilisons davantage ce moyen de communication, pour tout type d’échange : les réunions one-on-one de 5 minutes pour débloquer des situations, les réunions d’équipe avec des chats qui miaulent, les réunions avec les clients. Je suis fière de la façon dont, au sein de l’équipe, nous avons justement réussi à instaurer ce nouveau fonctionnement de façon assez naturelle et en toute confiance. 

En terme d’organisation, nous avons mis en place une réunion d’équipe officielle par semaine pour partager les infos importantes, établir les priorités de chacun et s’entraider sur des projets complexes. Cela nous permet de recréer un lien social, et une dynamique similaire à celle que nous avions au bureau. 

Nous avons fait des efforts pour animer le chat de groupe – pas de jeu de mots ici 😉 – pour tous se dire bonjour le matin ou partager des vidéos insolites, histoire de se sentir moins seuls.

 

Les outils pour mieux gérer le télétravail

 

Quels sont tes outils préférés pendant le télétravail ?

La Suite Google, tous les jours et pour tout faire. Visioconférences, chat, documents en collaboration, agenda. Tout passe par là et c’est bien pratique ! D’ailleurs nous avons développé un guide de formation aux outils Google pour aider d’autres entreprises à mieux s’organiser pendant le télétravail. 

Découvrir la formation Télétravail et Outils Google

Pour la gestion de tâches, j’utilise aussi Trello. C’est un outil très utile pour réaliser un suivi des projets collaboratifs mais aussi pour organiser mes tâches au quotidien. 

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